Informationen des Rechenzentrums

Versenden und Empfang von Faxen

Dieser Text gibt eine kurze Einfuehrung fuer die Verwendung des RZ Faxservice
Das Versenden eines Fax ist grundsätzlich von allen Unix Workstations aus möglich. Nach Rücksprache mit dem Rechenzentrum kann das Versenden von Faxen ebenso von Windows (95/NT) - Rechnern aus erfolgen. Für den Benutzer bietet der Faxservice den Vorteil, ein Fax einfach von seinem Arbeitsplatz versenden zu können, ohne daß er sich darum kümmern muß ob der Anschluß gerade besetzt ist oder ein Übertragungsfehler auftritt. Diese Aufgaben übernimmt der Faxserver und Meldet sowohl den erfolgten Versand des Fax als auch (nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen) den Mißerfolg via email an den Benuzter. Weiterhin bietet der Faxserver die Möglichkeit Faxe zeitversetzt zu versenden, wodurch Telefonkosten eingespart werden können.

Versenden eines Fax (über den Fax-Drucker, mit sendfax oder einer email)
Versenden eines Privat-Fax (mit geheimer PIN-Nummer)
Überwachen des Sendeablaufs und Sendeabbruch
Empfang eines Fax
Verwendung und Erstellung einer Coverpage

Versenden eines Fax:

Das Versenden eines Fax erfolgt auf Unix- und Windows -Rechnern mit unterschiedlichen Programmen. Auf Windows-Rechnern muß zu diesem Zweck vom Rechenzentrum einmalig entsprechende Software installiert werden. Der Abschnitt Versenden eines Fax mit WHFC beschreibt alles hierzu notwendige.

Das Versenden eines Fax von Unix-Maschinen kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Der einfachste Weg ist das Drucken des zu versendenden Dokuments auf den Drucker fax. Zu diesem Zweck muß der Benutzer unter einen grapischen Benutzerschnittstelle wie z.B KDE oder CDE arbeiten und zusätzlich das Programm /usr/local/bin/hfaxlserver starten. Um dieses Programm automatisch bei der Anmeldung am System zu starten, sollte ein entsprechender Aufruf beispielsweise in die Datei .xinitrc eingefügt werden. Wird als Benutzeroberfäche KDE verwendet kann einfach die Datei /share/X11R6/lib/kde/etc/hfaxlserver.kdelnk in das Verzeichnis ~/Desktop/Autostart/ im eigenen Home-Verzeichnis kopiert werden. Bei nächsten Start von KDE wird das Programm hfaxlserver dann automatisch gestartet. Anschließend kann eine Datei von jeder Anwendung aus auf den Drucker fax gesendet werden, wodurch anschließend automatisch das Programm ksendfax zum Versand der Datei gestartet wird. Hier muß dann lediglich noch die Faxnummer (der Nummer muß eine 0 zur Amtsholung vorangestellt werden) eingegeben und der Versand gestartet werden. Erfolg oder Fehlerschlag der Sendeoperation wird nach kurzer Zeit in einer Mail dem Benutzer mitgeteilt. Neben dieser Möglichkeit kann ein Fax auch direkt aus einem Terminalfenster mit dem Programm "sendfax" oder unter X mit der Applikation ksendfax, khylafax oder susefax verschickt werden.. Schließlich kann auch über das Versenden einer Mail ein Fax verschickt werden. Vorraussetzung für das Versenden eines Fax ist, daß der Benutzer über eine Rechner-Kennung des RZ verfügt und dazu berechtigt ist Faxe zu versenden. In der Regel sind alle Mitarbeiter der Universität direkt berechtigt diesen Service zu nutzen. Weiteren Personen kann diese Möglichkeit auf Anfrage eingeräumt werden.

Verwendung von sendfax:

Die zu versendende Datei darf verschiedenen Formate haben, darunter Postscript, Dvi und ASCII, die automatisch konvertiert werden. Nach erfolgtem Versenden des Faxes oder bei mehrmaligem Fehlschlagen des Versendens erhält der Absender via mail eine entsprechende Nachricht. Der Aufruf von sendfax sieht folgendermaßen aus:
sendfax -d "Empfaenger@123456" datei
Durch diesen Aufruf wird datei als Fax an die Nummer 123456 geschickt, wobei der Text Empfaenger in die automatisch erzeugte Coverpage eingetragen wird (siehe unten). Dabei sollte nicht vergessen werden der eigentlichen Faxnummer eine 0 oder 8 voranzustellen, um eine Amtsleitung zu erhalten. Die Option -d steht fuer Destination und muß angegeben werden. Ohne weitere Optionen wird das Fax in einer Auflösung von 98 dpi (normale Auflösung) gesendet.

Weitere wichtige Optionen sind:

-m : Fax im "Fein" Modus versenden.

-n : Fuer das Fax wird keine Coverpage erzeugt.

-r "betreff" : betreff ist ein kurzer einzeiliger Text, der in die Titelseite eingetragen wird. Der Text sollte immer ge-quotet werden, also von "..." umschlossen sein.

-c "Kommentar": Kommentar ist ein Text, der ebenfalls auf der Coverpage erscheint. Im Gegensatz zu der Option "-r" darf der Text jedoch länger sein, da er auf der Coverpage in mehrere Zeile umgebrochen wird. Auch dieser Text sollte ge-quotet also mit " ... " umschlossen werden.

-a "time" Erlaubt die Angabe einer Zeit, zu der das Fax versendet werden soll. Die Syntax entspricht der des Kommandos at (z.B. -a 12:00 = Versenden um 12 Uhr Mittags, -a "now +10 minutes" = In 10 Minuten versenden).

Beispiel:

Es soll um 21:00 Uhr ein Fax an die Nummer 0261/3456 an Herrn "Fax" gesendet werden, wobei auf der Coverpage ein Kommentar eingetragen werden soll. Das Fax soll in hoher Auflösung versendet werden. (Die Eingabe besteht nur aus einer einzigen Zeile, die hier der Übersichtlichkeit halber in zwei Zeilen aufgeteilt wurde):
sendfax -m -a 21:00 -c "Hallo Herr Fax, hier kommt die Info, die Sie benötigten"
-d fax@00261-3456 faxdatei

Versenden von faxen via mail:

Auch das Versenden eines Faxes via email ist jetzt möglich. Zu diesem Zeck muß eine Mail geschrieben werden, die an den Domain ".fax" adressiert ist. Der Name des Adressaten und die Faxnummer werden ebenfalls in die Mailadresse geschrieben. Soll beispielsweise ein Fax an Herrn mueller unter der Nummer Faxnummer 499 gesendet werden, lautet die fuer die Mail zu verwendende Mailadresse: mueller@499.fax. Der Text, der in der Mail enthalten ist wird formatiert und als Fax an die in der Adresse stehende Telefonnummer gesendet. Dem eigentlichen Text wird automatisch ein Miniheader vorangestellt, der den Namen des Adressaten, den Absender das Datum enthält als auch die Subject-Zeile aus der Mail. Auch hier darf nicht vergessen werden, der eigentlichen Nummer eine 8 oder eine 0 voranzustellen.

Weitere Informationen finden Sie bei der Bechreibung des mailfax Dienstes.

Versenden eines Privat-Fax ( !nur von Unix-Rechnern mit sendfax oder tkhylafax möglich! ):

Jeder, der über eine PIN-Nummer für unsere Telefonanlage im Haus verfügt und berechtigt ist Faxe zu versenden, kann mit Hilfe des Faxservice des RZ von Unix-Maschinen aus mit Hilfe der senfax-Applikation oder mit tkhylafax (nicht via email) auf eigene Kosten Privat-Faxe versenden. Zu diesem Zweck muß lediglich die eigene PIN Nummer durch ".PIN." (Dezimalpunkt) gefolgt von einer 8 vor der eigentlichen Nummer getrennt mit angegeben werden (siehe Beispiel). Die auf diese Art und Weise eingegebene PIN erscheint nicht irgendwo im Fax oder beispielsweise in der Ausgabe von faxstat bei der Kontrolle des Sendeablaufs, ebensowenig in den Mails, die dem Benutzer als Erfolgs/Mißerfolgsmeldung zugesendet werden. Die PIN wird jedoch in Log-Files, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind für einen Zeitraum von 7 Tagen zwischengespeichert. Die Log-Files werden lediglich zur Fehlersuche des RZ bei fehlgeschlagenen Fax-Versuchen herangezogen. Die darin enthaltenen Daten werden keiner weiteren Auswertung zugeführt.

Beispiel des Versendens eines Privat-Fax:

Die geheime PIN-Nummer des Benutzer sei 1234, die zu versendende Datei stehe in fax.txt und die zu wählende Nummer sei 0261-9119495 . Der Adressat für das Fax heiße Müller:

Das notwendige Kommandozeile lautet dann:

sendfax -d Mueller@.1234.802619119495 fax.txt

Beachten Sie die Verwendung der Zahl 8 hinter der PIN-Nummer und die Tatsache, daß die PIN durch zwei Dezimalpunkte begrenzt wird. Dies ist umbedingt erforderlich, um gewährleisten zu können, daß die PIN nirgendwo ausgegeben oder sichtbar wird! Darüber hinaus kann ein privatfax nicht mit email verschickt werden. Die PIN würde in diesem Fall nicht geheim bleiben!

Bitte beachten Sie auch, daß nur beim Versand eines Faxes von einem Unix-System gewährleistet ist, daß die PIN - Nummer nirgends dargestellt wird!

Überprüfen und Abbrechen des Sendeablaufs:

Das Programm faxstat dient der Kontrolle der Faxqueue. Dadurch kann man kontrollieren ob das eigene Fax noch in der Queue steht uns an welcher Stelle. Darüberhinaus erhält man Informationen über den Status des Faxsystems. Der Aufruf von faxstat -s liefert alle eigenen Faxe, die in der Sendqueue stehen. faxstat -as liefert alle in der Queue stehenden Faxe. Soll ein Fax doch nicht versendet werden kann es mit dem Tool faxrm aus der Sendequeue wieder gelöscht werden. Dazu wird an faxrm einfach die Jobnummer des entsprechenden Faxes übergeben. Die Jobnummer erhält man beim Aufruf von sendfax oder aber durch faxstat -s .

Der Empfang eines Faxes:

Um den RZ-Fax-Service nutzen zu können, ist es erforderlich eine Benutzerkennung des Rechenzentrums zu besitzen. Falls Sie noch keine Kennung besitzen, wenden Sie sich bitte an Herrn Hausmann (Tel 0261 287 1316, haus@uni-koblenz.de) Für den Empfang eines Fax stehen dann zwei grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten bereit.

Die erste Möglichkeit ist die Nutzung des DirectFax Service, beim dem jeder Mitarbeiter, der über eine eigene Telefonnummer verfügt, eine ganz persönliche Faxnummer erhalten kann. Ein Fax, das an diese Nummer gesendet wird, wird dem Benutzer vollautomatisch und daher ohne zeitliche Verzögerung per Email zugestellt. Die persönliche Faxnummer lautet 0261 287 100 <durchwahl>. Hat der Mitarbeiter in Metternich beispielsweise die Durchwahl 1312, so lautet seine persönliche Faxnummer 0261 287 100 1312. Für Mitarbeiter auf dem Campus Oberwerth, besteht die persönliche Faxnummer ebenfalls aus der Nummer 0261 287 100 <durchwahl>, wobei der Durchwahl, die für den Oberwerth ja dreistellig ist, eine 0 vorangestellt wird. Für einen Mitarbeiter auf dem Campus Oberwerth, der die Telefunnummer 0261 9119 645 hat, lautet die persönliche Faxnummer daher 0261 287 100 0645 (nicht: 0261 9119 100 ...). Zur Aktivierung des Services muß der Benutzer registriert sein, damit die Zuordnung von der privaten Faxnummer zu der Benutzerkennung an die die Mail gesendet wird korrekt ist. Damit wird sichergestellt, das ein Fax für eine bestimmte Nummer auch der entsprechenden Person zugestellt werden kann. Sie können die Zuordnung für Ihre Kennung jederzeit überprüfen. Die Zustellung eingehender Fax-Dokumente kann in verschiedenen Dateiformaten wie z.B. JPEG, Postscript oder GIF erfolgen. Der Benutzer kann das gewünschte Format selbst einstellen. Eine Änderung tritt sofort in Kraft. Falls Sie interessiert sind, stehen auch grundlegende Informationen über die für die Realisierung verwendete Technik zur Verfügung.

Die zweite Möglichkeit besteht in der Möglichkeit Faxe an die zentrale Nummer 0261 287 1355 zu senden. In diesem Fall werden eingehende Dokumente den Empfängern vom Rechenzentrum manuell zugestellt. Der Benutzer kann hierbei zwischen der Möglichkeit wählen, daß ihm ein Fax als Anhang (attachment) einer email zugesendet wird oder als Datei in sein Home-Verzeichnis kopiert wird. Zusätzlich kann der Benutzer wählen, ob er sein Fax im original Fax-Dateiformat (tiff-g3) oder als Postscript erhalten möchte. Alle Optionen werden über das Anlegen leerer Dateien gesteuert. Existiert keine solche Options-Datei, wird das Fax automatisch für den Empfänger in sein Unix- Home-Verzeichnis (in das Verzeichnis $HOME/.fax) kopiert, das automatisch erzeugt wird, falls es nicht schon existiert. Soll das Fax als Anhang einer email zugestellt werden, muß im Unix-Home-Verzeichnis des Benutzers eine Datei .faxmail oder faxmail existieren.

Gibt es im Home-Verzeichnis oder im Verzeichnis .fax des Benutzers eine Datei mit dem Namen .fax2ps (oder fax2ps), werden Faxe nicht als Tiff Dateien in das Verzeichnis .fax kopiert bzw als Mail versendet, sondern als Postscript-Datei.

Da der Name des Verzeichnisses .fax für PC- Benutzer zu Problemen führen kann, besteht die Möglichkeit für den Benutzer in seinem Home-Verzeichnis ein Verzeichnis fax (ohne ".") anzulegen, in das eintreffende Faxe kopiert werden. Dieses Verzeichnis muß der Gruppe employee gehören und die Rechte rwxrwxr-x haben (775), also für die Gruppe employee schreibbar sein. Um diese Berechtigungen einzurichten sollte der Benutzer auf einem Unix Rechner nachdem er das Verzeichnis mit mkdir fax eingerichtet hat folgende Kommandos ausführen:

chgrp employee fax
chmod 775 fax

Existiert weder das Verzeichnis fax noch .fax im Home-Verzeichnis eines Benuterzs, wird automatisch ein Verzeichnis .fax erstellt in das das eingetroffene Fax anschließend kopiert wird.

Tiff Dateien kann man sich mit Hilfe eine Tiff-Viewers ansehen. Empfehlenswert ist hier das Tool viewfax, eine X11 Applikation, mit deren Hilfe Faxe angezeigt als auch ausgedruckt werden können. Für dieses Tool existiert ein Alias vfax, der bewirkt, das die Applikation viewfax mit dem Parameter ~/.fax/*.tif aufgerufen wird, wodurch in dem Verzeichnis ~/.fax liegende Faxdateien angezeigt werden. Um Postscriptdateien anzusehen empfielt sich die X11 Applikation ghostview

Verwendung und Erstellung einer Coverpage:

Als Default wird für jedes Fax eine Coverpage erstellt. Die Coverpage stellt eine Schablone dar, in die beim Versenden eines Faxes automatisch die Informationen, die an sendfax (beim Versenden via Mail, die Daten, die in der Mailadresse und dem Header der Mail stehen) gegeben wurden eingetragen werden. Als Default ist im Moment eine Coverpage eingestellt, die das Logo der Uni enthält. In der Coverpage existieren Felder, in die der Name des Empfängers, der Betreff, und mehrere Kommentarzeilen eingetragen werden, wenn die entsprechenden informationen an sendfax übergeben wurden.

Erstellung einer eigenen Coverpage

Zur Erstellung einer eigenen Coverpage habe ich einen Tex-Style entwickelt, der es erlaubt die Coverpage in Latex zu entwickeln. Ein Beispiel und das README zu diesem Style steht in /usr/local/lib/fax/etc/latex-cover. Um eine selbst erstelle Coverpage zu verwenden muß einfach die Environmentvariable FAXCOVER auf die Postscriptdatei gesetzt werden, die das Ergebnis der Eigenentwicklung darstellt. Fall Sie von einem PC aus Faxe versenden möchten sollten Sie die Ergebnisdatei lokal auf Ihren Rechner kopieren und dem Faxprogramm (hier winflex.exe) den Pfad zu der Datei angeben. Falls Sie Faxe via Email versenden, finden sie im Abschnitt Versenden eines fax via Email weitere Informationen, wie in diesem Fall die zu verwendende Coverpage festgelegt werden kann.

Bei Fragen und Problemen können Sie sich gerne an mich (Rainer Krienke, krienke@uni-koblenz.de) wenden.

Editor: Rainer Krienke
Letzte Änderung: 23.11.98