Datenschutzinformationen für Bearbeitung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten

Im Folgenden finden Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung und Verwaltung von Anträgen auf Betroffenenrechte sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

1. Name und Kontaktdaten Verantwortliche Stelle

Universität Koblenz

Universitätsstraße 1

56070 Koblenz

Telefon: +49 261 287 - 0

E-Mail: service@uni-koblenz.de

2. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Konstantin Wagner

Universitätsstraße 1

56070 Koblenz

Telefon: +49 261 287 2860

E-Mail: datenschutz@uni-koblenz.de

3. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten und Rechtsgrundlagen

Wir Verarbeiten personenbezogene Daten für die Bearbeitung und Verwaltung von Anträgen im Zusammenhang mit den Betroffenenrechten nach der DSGVO. Dies ist erforderlich, um die Anträge zu prüfen, zu beantworten und dies zu dokumentieren.

Im Einzelnen dient die Verarbeitung dazu,

· Ihre Identität zu prüfen, damit personenbezogene Daten nur an die berechtigte Person gelangen,

· Ihre personenbezogenen Daten in den zuständigen Bereichen der Universität aufzufinden,

· Ihr Anliegen umzusetzen und Ihnen zu antworten,

· die ordnungsgemäße Bearbeitung nachweisen zu können.

Dabei werden insbesondere folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

· Kontakt- und Identifikationsdaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, gegebenenfalls Matrikel-, Personal- oder Bewerbernummer.

· Identitätsnachweis: wenn erforderlich, etwa eine Kopie Ihres Personalausweises. Benötigt werden dabei Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeitsdatum. Alle übrigen Angaben können geschwärzt werden.

· Inhalt des Antrags: Ihr Anliegen, Ihre Angaben dazu und unsere Korrespondenz mit Ihnen, sowie sonstige Anmerkungen durch die antragstellende und / oder betroffene Person

· Bearbeitungsdaten: Eingangsdatum, Fristen, beteiligte Stellen, Rechercheergebnisse und unsere Antwort.

Sofern eine bevollmächtigte Person für Sie handelt, verarbeiten wir auch deren Kontaktdaten und die Vollmacht.

Rechtsgrundlagen der oben genannten Datenverarbeitungen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben c) (Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen) i.V.m. Artikeln 12 ff. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Universität ist nach Artikeln 12 ff. DSGVO verpflichtet, Ihre Anträge zu bearbeiten, und muss die Einhaltung der Datenschutzvorschriften nach Artikel 5 Abs. 2 DSGVO nachweisen können.

Bestehen begründete Zweifel an Ihrer Identität, müssen wir nach Artikel 12 Abs. 6 DSGVO zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität anfordern.  

4. Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Grundsätzlich besteht keine Pflicht uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne Angaben zu Ihrer Person und gegebenenfalls einen Identitätsnachweis können wir Ihren Antrag aber nicht bearbeiten.

5. Quelle und Empfänger der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten unter Umständen nicht nur personenbezogene Daten, die wir direkt von Ihnen erhalten haben, sondern auch Daten, die wir über Dritte erhalten haben.

Innerhalb der Universität erhalten nur die Stellen Ihre Daten, die zur Bearbeitung beitragen müssen. Das sind der Datenschutzbeauftragte und die Stellen und Bereiche, bei denen Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, z.B. Studierendenverwaltung, Personalabteilung, Prüfungsamt, ZIMT. Diese Stellen erhalten nur die Angaben, die sie für die Suche oder Umsetzung brauchen. Der Identitätsnachweis wird nicht an diese Stellen intern weitergegeben.

Falls es zur Beweiszwecken erforderlich sein sollte, werden die personenbezogenen Daten der Datenschutzbehörde bzw. dem Gericht vorgelegt. Zudem setzen wir Dienstleister ein, die wir mit der Erbringung von Services, beispielsweise in den Bereichen technische Infrastruktur und Wartung unserer IT-Systeme, beauftragen. Dabei kann es gegebenenfalls auch zu einem Zugriff auf personenbezogene Daten kommen. Diese Auftragsverarbeiter wurden von uns sorgfältig ausgewählt und dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.

Darüber hinaus werden die von der Universität Koblenz verarbeiteten personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an sonstige Dritte übermittelt, es sei denn, dass Sie zuvor ausdrücklich Ihre Einwilligung zu der Übermittlung erteilt haben oder eine gesetzliche Pflicht zur Übermittlung besteht.

6. Speicherdauer und Datenlöschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke sowie bis zum Ablauf etwaiger Verjährungsfristen und Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, welchen die Universität Koblenz unterliegt, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gelöscht oder deren Verarbeitung eingeschränkt.

Den Identitätsnachweis löschen oder vernichten wir, sobald wir Ihre Identität sichergestellt haben. Wir halten dann nur fest, dass und wie die Prüfung erfolgt ist. Die Übrigen Unterlagen speichern wir bis zum Ablauf von drei Jahren nach Ende des Kalenderjahres, in dem Ihr Antrag abschließend bearbeitet wurde. Danach werden sie gelöscht. Dies erfolgt aufgrund der allgemeinen Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB. Läuft ein Beschwerde- oder Gerichtsverfahren, bewahren wir sie bis zu dessen Abschluss auf.

7. Ort der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur in Deutschland und sie werden nicht an Drittländer übermittelt.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Über Ihren Antrag entscheiden Menschen. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Artikel 22 DSGVO.

9. Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person zu verlangen. Zudem haben Sie das Recht unvollständige Daten vervollständigen zu lassen.

Recht auf Löschung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, zu verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns eingeschränkt wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so haben Sie das Recht, diese Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Möglichkeit, die Rechte geltend zu machen: Zur Geltendmachung Ihrer Rechte, wenden Sie sich bitte per E-Mail an datenschutz@uni-koblenz.de oder schriftlich an die oben genannte Adresse. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de