Datenschutzinformationen für Studium und Promotion an der Universität Koblenz

Im Folgenden finden Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen zustehenden Rechte im Rahmen des Studiums oder der Promotion an der Universität Koblenz.

I. Name und Kontaktdaten Verantwortliche Stelle

Universität Koblenz

Universitätsstraße 1

56070 Koblenz

Telefon: +49 261 287 - 0

E-Mail: service@uni-koblenz.de

II. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Konstantin Wagner

Universitätsstraße 1

56070 Koblenz

Telefon: +49 261 287 2860

E-Mail: datenschutz@uni-koblenz.de

III. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten und Rechtsgrundlagen

Während Ihres Studiums oder Ihrer Promotion werden zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Universität zahlreiche personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet. Die Datenverarbeitung erfolgt zu unterschiedlichen Zwecken wie der Durchführung von Studium und Prüfungen, der Studienberatung, der Akkreditierung, der Studienverlaufsstatistik, lehr- und studienbezogener Forschungsprojekte, Praktika, Promotionen, der Qualitätssicherung in der Lehre oder auch dem Kontakt zu Alumni. Ziele sind u. a. die Verwaltung des Studierendenstatus, die effiziente und prüfungsordnungskonforme Durchführung des Studiums, der Nachweis erbrachter Studien- und Prüfungsleistungen sowie die Ausstellung von Zeugnissen mit begleitenden Unterlagen über den erfolgreichen Abschluss des Studiums und sonstige Vorgänge, die im Zusammenhang mit Ihrem Status als Mitglied der Universität Koblenz stehen.

Die Aufgaben der Universität Koblenz sind u. a. in § 2 Hochschulgesetz Rheinland-Pfalz (HochSchG) festgelegt. Eine Beschreibung, welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, ergibt sich neben dem HochSchG insbesondere aus § 28 der Einschreibeordnung der Universität Koblenz sowie den einschlägigen Studien-, Prüfungs- sowie Promotionsordnungen. Diese (personenbezogenen) Daten werden zudem in unserem System gespeichert. Mit der Immatrikulation stellt die Universität Koblenz für die Dauer des Studiums oder der Promotion diverse Software und andere Serviceleistungen zur Verfügung, deren Benutzung die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert:

So stellt die Universität Koblenz einen eigenen E-Mail-Account als wesentliches Informationsmedium, insbesondere im Verhältnis zur Universität Koblenz, zur Verfügung. Näheres zum Umgang und zur Nutzung des E-Mail Accounts regelt die zugehörige Nutzungsordnung. 

Rechtsgrundlage der oben genannten Datenverarbeitungen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e) und c), Absätze 2 und 3 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG) i.V.m. § 67 HochSchG i.V.m. den jeweils einschlägigen Ordnungen der Universität Koblenz, dem Hochschulstatistikgesetz und dem Sozialgesetzbuch V.

Nach Exmatrikulation verarbeitet die Universität Koblenz personenbezogene Daten zur Förderung und Pflege der Verbindung mit ihren Absolventinnen und Absolventen nach Maßgabe der Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e) Absätze 2 und 3 DSGVO, § 3 LDSG i.V.m. § 67 Absatz 6 S. 2 und 3 i.V.m. § 2 Absatz 10 HochSchG.

IV. Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Sie sind nicht verpflichtet, der Universität Koblenz Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, jedoch können wir dann möglicherweise Ihr Anliegen nicht bearbeiten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Zulassungsentscheidung erforderlich sind.

Das Fehlen der relevanten Daten in den Bewerbungsunterlagen kann dazu führen, dass wir eine Zulassung ablehnen müssen.

V. Quelle und Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten haben wir von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung oder des Studiums erhalten. Empfänger der im Rahmen der Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personen an der Universität Koblenz.

Zudem gibt es eine Reihe von externen Empfängern, an die wir ebenfalls Daten übermitteln:

· Krankenversicherung

· Unfallkasse

· Kooperierende Hochschule im Rahmen von gemeinsamen Studiengängen

· Statistisches Landesamt

· Studierendenwerk Koblenz

· Verkehrsverbund Rhein-Mosel im Rahmen des Deutschlandtickets

· SGD Nord

· Landeshochschulkasse

· Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung unserer IT-Systeme, ggfs. auf personenbezogene Daten zugreifen. Diese Auftragsverarbeiter wurde von uns sorgfältig ausgewählt und dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.

Darüber hinaus werden die von der Universität verarbeiteten personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an sonstige Dritte übermittelt, es sei denn, dass Sie zuvor ausdrücklich Ihre Einwilligung zu der Übermittlung erteilt haben oder eine gesetzliche Pflicht zur Übermittlung besteht.

VI. Speicherdauer und Datenlöschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke sowie bis zum Ablauf etwaiger Verjährungsfristen und Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Die Regelspeicherzeit der durch die Studierenden angefertigten Klausuren beträgt abhängig von der jeweiligen fachspezifischen Prüfungsordnung zwischen 2 und 5 Jahren, für Abschlussarbeiten 5 Jahre und für die einzelne Studierendenakte 60 Jahre, jeweils ab dem Zeitpunkt der Exmatrikulation.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, der die Universität Koblenz unterliegt, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gelöscht oder deren Verarbeitung eingeschränkt.

VII. Ort der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur in Deutschland und sie werden nicht an Drittländer übermittelt.

VIII. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Artikel 22 DSGVO.

IX. Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person zu verlangen. Zudem haben Sie das Recht unvollständige Daten vervollständigen zu lassen.

Recht auf Löschung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht zu verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns eingeschränkt wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so haben Sie das Recht, diese Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden so dann nicht mehr weiterverarbeitet, es sei denn, es gibt nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Möglichkeit, die Rechte geltend zu machen: Zur Geltendmachung Ihrer Rechte, wenden Sie sich bitte per E-Mail an datenschutz@uni-koblenz.de oder schriftlich an die oben genannte Adresse. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de