Datenschutzinformationen zum Bewerbungsverfahren für ein Studium oder eine Promotion an der Universität Koblenz

Im Folgenden finden Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen zustehenden Rechte im Rahmen Ihrer Bewerbung für ein Studium oder eine Promotion an der Universität Koblenz.

I. Name und Kontaktdaten Verantwortliche Stelle

Universität Koblenz

Universitätsstraße 1

56070 Koblenz

Telefon: +49 261 287 - 0

E-Mail: service@uni-koblenz.de

II. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Konstantin Wagner

Universitätsstraße 1

56070 Koblenz

Telefon: +49 261 287 2860

E-Mail: datenschutz@uni-koblenz.de

III. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die mit der Durchführung des Bewerbungsprozess inklusive Zulassungsermittlung in Verbindung stehen und die uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt werden. Internationale Bewerber*innen müssen ihre Unterlagen vor der Bewerbung an der Universität Koblenz durch den uni-assist e.V. (Arbeits- und Servicestelle für Internationale Studienbewerbungen) prüfen lassen. Dieser stellt eigenverantwortlich fest, ob die ausländischen Zeugnisse zum Studium in Deutschland berechtigen, und rechnet die Noten in das deutsche System um. Ist diese Prüfung erfolgreich und erfolgt bei uni-assist eine Bewerbung für die Universität Koblenz, werden die Daten an die Universität übermittelt. Grundsätzlich verarbeiten wir die in den §§ 23 und 24 der Einschreibeordnung für die Universität Koblenz beschriebenen und in der Anlage Ziff. 4 benannten Daten. Dabei kann es sich um allgemeine Angaben zu Ihrer Person wie Name, Anschrift und Kontaktdaten handeln, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung mitteilen, Kommunikationsdaten sowie übersendete Dokumente (u.a. Lebenslauf, Motivationsschreiben, Schul-/Ausbildungszeugnisse, Referenzen, Formulare und Formblätter etc.). Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens bzw. der Bewerbendenverwaltung im Rahmen des Zulassungs- und Vergabeverfahren von Studien- und Promotionsplätzen, der Einschreibung, der ordnungsgemäßen Studienorganisation und der Ausübung bzw. Erfüllung gesetzlicher Rechte und Pflichten sowie der Gesetzgebung und der Planung im Hochschulbereich. In diesem Zusammenhang werden auch Daten zu statistischen Auswertungen verarbeitet, wobei aus den Statistiken keine Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden können. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e) und c), Absätze 2 und 3 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG) i.V.m. § 67 Absätzen 3, 6 und 7 Hochschulgesetz Rheinland-Pfalz (HochSchG) und §§ 2 bis 5 Hochschulstatistikgesetz (HStatG) i.V.m. §§ 23 und 24 der Einschreibeordnung für die Universität Koblenz.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung können die im Bewerbungsprozess zur Verfügung gestellten Daten für das Studium an der Universität Koblenz weiterverarbeitet und genutzt werden.

IV. Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Sie sind nicht verpflichtet, der Universität Koblenz Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, jedoch können wir dann möglicherweise Ihr Anliegen nicht bearbeiten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Zulassungsentscheidung erforderlich sind.

Das Fehlen der relevanten Daten in den Bewerbungsunterlagen kann dazu führen, dass wir eine Zulassung ablehnen müssen.

V. Quelle und Empfänger der personenbezogenen Daten

Die Universität Koblenz verarbeitet primär personenbezogene Daten, die wir unmittelbar von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung erhalten haben. Im Fall einer Vorprüfung internationaler Bewerbungen durch den uni-assist e. V. erhält die Universität Koblenz zusätzlich personenbezogene Daten von Bewerber*innen durch den uni-assist e. V.. Empfänger Ihrer im Rahmen der Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personen an der Universität Koblenz. Ihre Daten werden wie in § 23 Absätze 5 bis 7 der Einschreibeordnung für die Universität Koblenz im Rahmen der Bewerbungsverarbeitung nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften verwendet und an den dort beschrieben Stellen ggf. zugänglich gemacht. Die für Zwecke der Gesetzgebung und der Planung im Hochschulbereich erhobenen Daten werden an das Statistische Landesamt Rheinland-Pfalz übermittelt. Zudem können Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung unserer IT-Systeme, ggfs. auf personenbezogene Daten zugreifen. Diese Auftragsverarbeiter wurde von uns sorgfältig ausgewählt und dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden. Darüber hinaus werden die von der Universität verarbeiteten personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an sonstige Dritte übermittelt, es sei denn, dass Sie zuvor ausdrücklich Ihre Einwilligung zu der Übermittlung erteilt haben oder eine gesetzliche Pflicht zur Übermittlung besteht.

VI. Speicherdauer und Datenlöschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit das Bewerbungsverfahren nicht erfolgreich war und keine Immatrikulation erfolgt, können wir darüber hinaus personenbezogene Daten weiter speichern, soweit dies zur Abwehr etwaiger Rechtsansprüche und zur Beantwortung etwaiger Rückfragen zur Bewerbung erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich zwei Jahre nach Bestandskraft des ablehnenden Bescheids gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist. Zudem haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Dies führt zur sofortigen Löschung Ihrer Daten in unseren Systemen mit den unten genannten Einschränkungen.

Ist eine Bewerbung erfolgreich und erfolgt eine Immatrikulation, können die im Bewerbungsprozess zur Verfügung gestellten Daten für das Studium oder die Promotion an der Universität Koblenz weiterverarbeitet und genutzt werden. Eine Löschung erfolgt dann frühestens nach der Exmatrikulation, wenn keine weiteren Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung oder Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Sie können im Rahmen des Bewerbungsverfahrens jederzeit die Löschung einzelner von Ihnen übermittelter Daten verlangen. Die Universität Koblenz behält sich jedoch vor, Ihre Daten für einen begrenzten Zeitraum von sechs Monaten zu speichern, um gesetzlichen Anforderungen, etwa zum Nachweis der Chancengleichheit, nachkommen zu können.

Darüber hinaus gilt generell: Die Universität Koblenz speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies erforderlich ist, um die Zwecke zu erfüllen, für die sie erhoben wurden, oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen. Wenn Sie widerrufen, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre weitere Verarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt. Soweit wir aus rechtlichen Gründen dazu verpflichtet sind, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls.

VII. Ort der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur in Deutschland und sie werden nicht an Drittländer übermittelt.

VIII. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Artikel 22 DSGVO.

IX. Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person zu verlangen. Zudem haben Sie das Recht unvollständige Daten vervollständigen zu lassen.

Recht auf Löschung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, zu verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns eingeschränkt wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so haben Sie das Recht, diese Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden so dann nicht mehr weiterverarbeitet, es sei denn, es gibt nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Möglichkeit, die Rechte geltend zu machen: Zur Geltendmachung Ihrer Rechte, wenden Sie sich bitte per E-Mail an datenschutz@uni-koblenz.de oder schriftlich an die oben genannte Adresse. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de