Datenschutzinformationen zur Vermittlung von ausgesondertem Inventar und Geräten

Im Folgenden finden Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Vermittlung für Inventar und Geräte (z. B. Möbel, IT-Hardware, Büromaterial) durch die Universität Koblenz sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

1. Name und Kontaktdaten Verantwortliche Stelle

Universität Koblenz

Universitätsstraße 1

56070 Koblenz

Telefon: +49 261 287 - 0

E-Mail: service@uni-koblenz.de

2. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Konstantin Wagner

Universitätsstraße 1

56070 Koblenz

Telefon: +49 261 287 2860

E-Mail: datenschutz@uni-koblenz.de

3. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Ressourcen im Sinne der Nachhaltigkeit länger zu nutzen, Abfall zu vermeiden und gebrauchte Möbel sowie technische Geräte der Universität wieder dem Verwendungskreislauf zuzuführen. Dies umfasst insbesondere:

Vermittlung und Koordination: Zusammenführung von abgebenden und suchenden Personen.
Abwicklung der Übergabe: Organisation von Abholterminen, Standorten und Transportwegen.
Bestandsverwaltung: Dokumentation von Standortwechseln von Inventar und Geräten
Kommunikation: Klärung von Rückfragen zum Zustand, zur technischen Funktionalität oder zur Verfügbarkeit von Gegenständen.

Wir verarbeiten ausschließlich diejenigen Daten, die für die Vermittlung und Inventarisierung erforderlich sind. Dazu gehören Personenstammdaten (Name, Vorname, ggf. Abteilung/Bereich), Kontaktdaten (E‑Mail-Adresse oder Telefonnummer), gegebenenfalls Standortdaten (aktueller Standort und Zielort des Gegenstands) sowie sonstige relevante Informationen zu den zu vermittelnden Gegenständen. Rechtsgrundlagen der oben genannten Datenverarbeitungen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) (Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertrages, z.B. bei Übernahme von Geräten zur privaten Nutzung) sowie Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) (Wahrnehmung öffentlicher Aufgabe), Absätze 2 und 3 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG) i.V.m. § 2 Abs. 7 Hochschulgesetz Rheinland-Pfalz (HochSchG).

Sofern Ihre Daten im Zusammenhang mit Ihrem Interesse an konkreten verfügbaren Inventargegenständen oder Geräten erhoben wurden, bieten wir Ihnen an, auch nach erfolgreicher Vermittlung weiterhin in den gemeinsamen Interessentenpool von Green Office und Referat 52 gespeichert zu bleiben. Über diesen Pool ist es uns möglich, Sie über aktuelle Verfügbarkeiten von ausgesondertem Inventar und Geräten zu informieren und Sie bei zukünftigen Vermittlungen bzw. Vermittlungsversuchen gezielt zu kontaktieren, sobald ein Objekt verfügbar ist, das den von Ihnen angegebenen Suchkriterien entspricht. Die Verarbeitung und langfristige Speicherung von Kontaktdaten und Suchkriterien zu diesem Zweck erfolgt auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dieser Widerruf nur Wirkung für die Zukunft entfaltet, also die Rechtmäßigkeit, der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung der Daten durch den Widerruf nicht berührt wird. Nach dem Widerruf werden Ihre Kontaktdaten aus dem Interessenten-Pool gelöscht und Sie erhalten keine weiteren Angebote mehr. Weitere Einzelheiten zur Verarbeitung der Daten ergeben sich aus dem Inhalt der abgegebenen Einwilligung. Einen etwaigen Widerruf Ihrer Einwilligung richten Sie bitte an das Green Office der Universität Koblenz, Universitätsstraße 1, 56070 Koblenz, Postfach 314; E-Mail: greenoffice@uni-koblenz.de; Telefon: 0261 287 2071.

4. Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Je nach Einzelfall kann die Bereitstellung Ihrer Daten jedoch für die Teilnahme an der Weitervermittlung von ausgesondertem Inventar und Geräten erforderlich sein.

5. Quelle und Empfänger der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten unter Umständen nicht nur personenbezogene Daten, die wir direkt von Ihnen erhalten haben, sondern ggf. auch Daten, die wir über Dritte, wie etwa Ihren Arbeitgeber, erhalten haben. Das können zum Beispiel Kontaktdaten sein, die Ihr Arbeitgeber uns zur Verfügung gestellt hat.

Ihre Daten werden von der Universität Koblenz vertraulich behandelt und daher grds. nur an die am Prozess beteiligte Stellen weitergegeben. Für die Organisation des Prozess und der Vermittlung sind dies in erster Linie die zuständigen Mitarbeitenden des Green Office und des Referats 52. Bei Vermittlung von IT-Hardware kann eine Einbeziehung der für IT zuständigen Betriebseinheit erfolgen. Zudem werden an der Universität Dienstleister eingesetzt, die mit der Erbringung von Services, beispielsweise in den Bereichen technische Infrastruktur und IT-Wartung beauftragt sind. Dabei kann es gegebenenfalls auch zu einem Zugriff auf personenbezogene Daten kommen. Diese Auftragsverarbeiter wurden von uns sorgfältig ausgewählt und dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden. Darüber hinaus werden die von der Universität Koblenz verarbeiteten personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt, es sei denn, Sie haben einer Weitergabe zuvor ausdrücklich zugestimmt oder es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung. Mit Ihrer Zustimmung können zur Terminabstimmung der Übergabe auch die hierfür erforderlichen Kontaktdaten (Name, E‑Mail-Adresse, Telefonnummer) zwischen Anbieter und Empfänger ausgetauscht werden.

6. Speicherdauer und Datenlöschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke sowie bis zum Ablauf etwaiger Verjährungsfristen und Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Die Daten zum Vermittlungsvorgang werden nach Abschluss der Übergabe gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, welchen die Universität Koblenz unterliegt, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gelöscht oder deren Verarbeitung eingeschränkt.

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur freiwilligen Speicherung Ihrer Daten im Interessenten-Pool zur Vermittlung von ausgesondertem Inventar und Geräten erteilen, speichern wir diese bis auf Widerruf bzw. solange Ihr Vermittlungsinteresse fortbesteht. Einmal jährlich prüfen wir per Abfrage, ob ein solches Interesse nach wie vor besteht. Wenn Sie darauf keinen Verlängerungswunsch äußern und Ihre Daten auch sonst nicht mehr für einen konkreten Vermittlungsvorgang benötigt werden, werden sie gelöscht.

7. Ort der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur in Deutschland und sie werden nicht an Drittländer übermittelt.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Artikel 22 DSGVO.

9. Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person zu verlangen. Zudem haben Sie das Recht unvollständige Daten vervollständigen zu lassen.

Recht auf Löschung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, zu verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns eingeschränkt wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so haben Sie das Recht, diese Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e) und f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden so dann nicht mehr weiterverarbeitet, es sei denn, es gibt nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Möglichkeit, die Rechte geltend zu machen: Zur Geltendmachung Ihrer Rechte, wenden Sie sich bitte per E-Mail an greenoffice@uni-koblenz.de oder datenschutz@uni-koblenz.de oder schriftlich an die oben genannte Adresse. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de