Wie plane ich eine Tagung an der uk?
Hier finden Sie praxisnahe Orientierungshilfen für die Organisation wissenschaftlicher Tagungen.
Tagungsorganisation
Ansprechpartnerin
Wie unterstützt die Universität Koblenz bei der Tagungsorganisation?
Die Universität Koblenz baut die Organisation wissenschaftlicher Tagungen und Veranstaltungen systematisch weiter aus. Als Projektmanagement Tagungsorganisation schaffen wir dafür die notwendigen Strukturen, Prozesse und Orientierungshilfen – damit Tagungen an unserer Universität professionell, transparent und mit klaren Zuständigkeiten geplant werden können. Als zentrale Stelle analysieren wir bestehende Verfahren, entwickeln standardisierte Abläufe und vernetzen die relevanten Ansprechpartner*innen innerhalb der Universität. Die Verantwortung für die Durchführung von Tagungen verbleibt dabei in den Fachbereichen – wir unterstützen durch Orientierung, Transparenz und Struktur.
Aktuelles
Neu ab 1. Januar 2027: Gästebeitrag der Stadt Koblenz
Für Übernachtungen in Koblenz fallen ab 2027 3,50 € pro Person und Nacht an. Das gilt auch für Tagungsgäste und Referent*innen. Eine Befreiung für Tagungen und Kongresse gibt es nicht. Bitte planen Sie den Beitrag bei Hotelkontingenten und in Ihrer Kostenkalkulation ein. Im Gegenzug können Ihre Gäste den Nahverkehr kostenlos nutzen. Ausnahmen gelten nur für Veranstaltungen zu Ausbildungszwecken, zum Beispiel für Promovierende.
→ Alle Infos zum Gästebeitrag
Tagungsübersicht
Sie möchten wissen, welche Tagungen an der Universität Koblenz bevorstehen? Hier finden Sie alle bei uns angemeldeten Veranstaltungen im Überblick – die Liste wird laufend aktualisiert.
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Unsere Arbeitsfelder
Analyse und Bestandsaufnahme
Wir erheben bestehende Verfahren, Zuständigkeiten und Unterstützungsstrukturen, identifizieren Bedarfe und Schnittstellenprobleme und schaffen damit eine fundierte Grundlage für die Weiterentwicklung.
Beratung und Orientierung
Wir sind Ansprechstelle für grundsätzliche Fragen rund um die Organisation von Tagungen – von der Klärung von Zuständigkeiten bis zur Beratung bei komplexen Schnittstellenfragen.
Prozessentwicklung und Standardisierung
Wir entwickeln strukturierte Abläufe, Checklisten, Leitfäden und Ansprechpartnerübersichten, die den Fachbereichen als Orientierungshilfen dienen.
Kommunikation und Vernetzung
Wir bauen ein bereichsübergreifendes Netzwerk auf, stimmen uns mit zentralen Verwaltungseinheiten ab und machen bestehende Angebote und Zuständigkeiten sichtbar.
Zentrale Koordination – dezentrale Verantwortung
Das Projektmanagement Tagungsorganisation ist als Struktur- und Organisationsentwicklungsprojekt angelegt. Der Fokus liegt auf dem Aufbau nachhaltiger Rahmenbedingungen – nicht auf der operativen Bearbeitung einzelner Veranstaltungsanfragen.
Unser Ansatz | Was wir nicht übernehmen |
Wir schaffen die strukturellen Voraussetzungen, damit Fachbereiche Tagungen eigenständig und effizient organisieren können. | Operative Veranstaltungsorganisation (Teilnehmermanagement, Buchungen, Durchführung) |
Wir klären Schnittstellen zu Haushalt und Finanzen. | Budget- und Finanzverantwortung für einzelne Tagungen |
Wir vernetzen Sie mit den zuständigen Stellen und machen Zuständigkeiten transparent. | Support und Beratung zu speziellen Themen |
Die individuelle Reise- und Unterkunftsplanung liegt bei den Teilnehmenden bzw. den Organisator*innen vor Ort. | Reiseorganisation für Teilnehmende |
Unser Fokus liegt auf wiederkehrenden Mustern und strukturellen Lösungen – Struktur vor Einzelfall. | Bearbeitung einzelner Veranstaltungsanfragen als Full-Service |
Leitprinzip: Vorhandene Angebote und Zuständigkeiten werden genutzt und sichtbar gemacht, bevor neue Strukturen entwickelt werden.
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