Onboarding

Grußwort

Herzlichen Glückwunsch zu deiner neuen Rolle im AStA! Wir freuen uns sehr, dass du Teil unseres Teams bist. In diesem Bereich findest du alle wichtigen Informationen, die dir einen erfolgreichen Start in den AStA ermöglichen.

Neben dieser Onboarding-Seite existiert noch ein allgemeiner AStA-Reader in der Cloud. Dieser ist ausführlicher, wird aber nicht so häufig aktualisiert.

Für deine referatsspezifische Arbeit findest du die entsprechenden Informationen im Referats-Reader in der Cloud oder auf der Referats-Onboarding-Seite.

Allgemeines

Messenger

Wir nutzen in der kompletten studentischen Selbstverwaltung den datenschutzkonformen Messenger ThreemaWork. Die Zugangsdaten für die App bekommst du i.d.R. direkt vom Vorstand oder vom Referat für Datenschutz.

Anleitungen und Hilfe bekommst du aber auch über unsere Service-Seite für ThreemaWork:

Passwort-Tresor

Sämtliche für dich relevanten Passwörter solltest du in unserem Online-Passwort-Tresor finden.

Diesen erreichst du unter bitwarden.uni-koblenz.de (wichtig: achte darauf, dass du wirklich die Uni-Instanz benutzt)

Die Zugangsdaten bekommst du vom Vorstand. Sollte dir dein*e Vorgänger*in die Daten direkt geben, informiere bitte den Vorstand darüber.

Ändere sämtliche Passwörter und Zugänge! Du bist in der Pflicht, alle deine Passwörter zu ändern, so dass niemand unberechtigten Zugriff hat. Das Referat für IT kann dir beim Ändern des Druckerpassworts und das Referat für Datenschutz bei sämtlichen anderen Passwörtern helfen.

Multi-Faktor-Authentifizierung

Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist nötig, weil zunehmend die klassischen Passwörter kompromittiert und damit alleine nicht mehr ausreichend sicher sind. Die Uni hat daher bei fast allen Online-Diensten die MFA verpflichtend aktiviert.

Bei deiner privaten Rechnerkennung läuft die MFA eventuell über deine Kontaktadresse. Dies lässt sich bei AStA-Kennungen aber nicht umsetzen, da die Kontaktadresse die Adresse des Vorstands (asta@) ist und dieser nicht 24/7 für deine Token erreichbar sein kann. (Die Kontaktadresse darf NICHT geändert werden)

Es ist daher nötig, dass du für die MFA weitere Faktoren/Token einrichtest.

Dazu musst du dich auf mfa.uni-koblenz.de einloggen. Den Token dazu solltest du im Passwort-Tresor Bitwarden finden, andernfalls musst du dich an den Vorstand wenden.

Dort solltest du zunächst einen neuen Token für Bitwarden ausrollen und den alten in Bitwarden durch den neuen ersetzen. Erstelle dazu einen neuen zeitbasierten Token (TOTP) und gib eine passende Beschreibung ein (bspw. "Bitwarden 2025-09"), damit du die verschiedenen Token auseinanderhalten kannst. Die übrigen Einstellungen kannst solltest du so lassen.
Anschließend muss du den OTP-Schlüssel im Base32-Format in Bitwarden als neuen Authenticator-Schlüssel eintragen.

Du kannst weitere Token für bspw. TOTP-Smartphone-Apps, Yubikeys oder WebAuthn erstellen, Anleitungen findest du unter uni-koblenz.de/de/zimt/mfa

Lösche unbedingt veraltete Token deiner Vorgänger*innen!

Rechnerkennung

Nahezu alle Online-Dienste der Uni laufen über die Rechnerkennung. Einige dieser Dienste sind für unsere Arbeit unverzichtbar, du musst also unbedingt sichergehen, dass du (nur du!) Zugriff auf die Rechnerkennung hast.

Die Zugangsdaten sind im Passwort-Tresor abgespeichert, wenn nicht melde dich unbedingt sofort beim Vorstand.

Sobald du die Zugangsdaten hast, musst du sie unbedingt ändern.

Schließung

Transponder:
Als Mitglied des AStA bekommst du eine Schließberechtigung für die Büroräume im N-Gebäude, das AStArium (AStA-Shop im D-Gebäude), sowie für alle Vorlesungs- und Seminarräume am Campus. Die Transponder erhält man beim Hausmeister (Gebäude I / auch „Pforte“ genannt). Das Antragsformular dazu bekommt man vom Vorstand. In der Vorlesungszeit erfolgt die Transponderausgabe in der Regel täglich von 11:00 bis 12:00 Uhr, in der vorlesungsfreien Zeit findet die Ausgabe meist nur an ein oder zwei Tagen pro Woche statt.

Schließfach:
Jede*r Referent*in hat ein eigenes Schließfach in N 121 zur Verfügung. Der Schlüssel dazu wird dir vom Vorstand ausgehändigt.
In diesem Schließfach kannst du neben deinen Arbeitsmaterialien auch datenschutzrelevante Dokumente lagern.

Cloud

Die Cloud der Uni ist ein sehr nützliches Werkzeug, um in der Zusammenarbeit den Dateienaustausch als auch in gewisser Hinsicht die Archivierung signifikant zu erleichtern.

Die Cloud erreichst du unter cloud.uni-koblenz.de.

Es gibt eine allgemeine Anleitung zur Nutzung der Cloud in ebendieser unter "[AStA + StuPa] read only" > "Reader und HowTo" > "How To" > "How to Nextcloud.pdf"

Es gibt in der Cloud zwei Hauptordner, in der fast alles für AStA & StuPa zu finden ist:

"[AStA + StuPa] read only" (hier hast du i.d.R. nur Leserechte) und "[AStA + StuPa] Unterlagen"

Rechenschaftsberichte

Zum jeweils 5. des Folgemonats musst du einen schriftlichen Rechenschaftsbericht über deine Arbeit einreichen. Da jede*r Studierende diese Dokumente einsehen darf, solltest du auf Form und Schrift achten. Weiteres regelt die RBAESG-Regelung des StuPa.

Hochzuladen sind die RBs in der AStA-Cloud unter „Rechenschaftsberichte“, sowohl im aktuellen Monat als auch im Archiv. Bis zum Ende des Folgemonats musst du den RB auch noch ausdrucken, unterschreiben und in den dafür vorgesehenen Ordner abheften. Um Papier zu sparen und unnötige Ausdrucke zu vermeiden, warte am besten, bis das StuPa deinen RB geprüft hat und du gegebenenfalls Anmerkungen eingearbeitet hast.

Sitzungen

Die Termine und die Tagesordnung werden dir rechtzeitig per Mail geschickt, du findest sie aber auch im Newsletter, auf der Webseite oder in unserem Kalender.

Vorbereitung:
Auf die Sitzungen solltest du dich vorbereiten, dafür gibt es einen Ordner „Sitzungsvorbereitung“ in der Cloud. Dort findest du bspw. Anträge, über die auf der Sitzung abgestimmt wird. Hier ist es sinnvoll, diese vorher zu lesen und auch ggf. schon Fragen an die antragstellende Person zu stellen.

Abmeldungen:
Wenn du einmal nicht zur Sitzung kommen kannst, melde dich im Voraus per Mail an den Vorstand (asta@uni-koblenz.de) ab. Hierfür hast du bis 0:01 Uhr des Sitzungstages Zeit.

Unentschuldigtes Fehlen kommt nicht gut an. Ab dem zweiten unentschuldigten Fehlen wird deine Aufwandsentschädigung automatisch um 25€ gekürzt und nach drei Mal muss der Vorstand einen Antrag auf Ausspruch des Misstrauens gegen dich stellen.

Solltest du dich einmal aus guten Gründen nicht rechtzeitig entschuldigen können, kannst du einen Antrag ans StuPa stellen, um dich nachträglich entschuldigen zu lassen.

Drucker

Der Drucker steht im Keller. Du kannst hier kostenlos für deine Referatsarbeit drucken oder kopieren. Die fest installierten Computer im N-Gebäude haben den entsprechenden Treiber installiert und können den Drucker normal ansteuern. Für bspw. deinen Laptop musst du auf prasta.uni-koblenz.de gehen und dich mit deinen Zugangsdaten anmelden.

Die Zugangsdaten findest du in deinem Passwort-Tresor oder frage das Referat für IT & Datenschutz. Das Passwort können der Vorstand und das Referat für IT & Datenschutz zurücksetzen.

Privates Drucken ist nicht erlaubt, dazu bitte in die Computerräume gehen.

Sprechstunden

Während der Vorlesungszeit gibt es feste Zeiten, in denen das AStArium (der AStA-Shop) besetzt sein soll. Diese Zeiten werden innerhalb des AStA gleichmäßig aufgeteilt.

Bzgl. des AStAriums bekommst du eine Einweisung von Finanzen oder dem Vorstand.

Wenn du mal eine Sprechzeit nicht wahrnehmen kannst, ist das natürlich gar kein Problem. Kündige dies nur vorher an und suche dir selbstständig einen Ersatz.
Kommuniziere dies unbedingt dem Vorstand.

eigene Veranstaltungen

coming soon...

Satzung/Beschlüsse

Satzung:
coming soon...

Finanzordnung:
siehe Finanzen

Finanzierungsrichtlinien:
siehe Finanzen

Geschäftsordnung des AStA:
coming soon...

Arbeitsvereinbarung des AStA:
coming soon...

Beschlüsse:
coming soon...

sonstige Spielregeln:

Finanzen

coming soon....

Datenschutz

Datenschutzschulung

coming soon...

Datenschutzerklärung

Einwilligung Webseite

Damit wir dich auf der AStA-Webseite mit Mailadresse und ggf. auch mit Bild aufführen können, bitten wir dich folgende Einwilligung zu unterschreiben. Wir veröffentlichen natürlich nur von dir zur Verfügung gestellte Bilder. Auf Wunsch macht das Referat für Öffentlichkeitsarbeit gerne ein Foto von dir.
Vordrucke findest du i.d.R. auch in unseren Büros.

Öffentlichkeitsarbeit

Viele Ideen, gute Vorsätze - egal ob du coole Events planst oder es deine Aufgabe ist, die Studierenden zu informieren: wichtig ist, dass du die Studis auch erreichst. Es gibt viele Kanäle, die zur Kommunikation mit den Studierenden genutzt werden können, allen voran unsere Webseite, der wöchentliche AStA-Newsletter, SocialMedia-Kanäle oder ganz klassisch Plakate am Campus.
Solltest du kreative Ideen haben, kannst du diese gerne ausprobieren. Bei allen Fragen kann dir das Referat für Öffentlichkeitsarbeit weiterhelfen.

Coporate Design

Bei allem was wir selbst designen halten wir uns an das Corporate Design. Dies soll sicherstellen, dass unsere Bilder/Plakate immer direkt auf den ersten Blick erkannt werden und uns zugeordnet werden können.

Im CD-Manual findest du Erklärungen und Beispiele zum Corporate Design. Alles, was nicht fest vorgegeben ist, darf frei gestaltet werden. Sprich dich im Zweifelsfall mit dem Referat für Öffentlichkeitsarbeit ab.

Wir haben einige Vorlagen (Plakatformate, Präsentationen...) für PowerPoint und Adobe inDesign und bestehende Logos einiger Referate in der Cloud.

Versuche dich bei der Farbgebung innerhalb deines Referats an die Farbe der bisherigen Posts deines Referats zu halten. So steigt der Wiedererkennungswert und die Studis erkennen auf den ersten Blick, welches Referat für den Post verantwortlich ist. Ein dauerndes Wechseln der Farbe führt nur zu Verwirrung.

Beiträge einreichen

Für Newsletter, Webseite und Social Media nutzt du bitte unser zentrales Einreichformular. So bleiben Beiträge strukturiert und termingerecht. Denk daran, sie rechtzeitig einzureichen.
Plakate hängst du i.d.R. selbst auf.

Webseite

Unter uni-koblenz.de/de/ssv finden du und alle Studis alles zur studentischen Selbstverwaltung.

Unsere Webseite ist zentrale Info-Anlaufstelle für alle Studierenden, du solltest dich also mit ihr vertraut machen und sie selbst aktiv nutzen und pflegen.

Jedes Referat hat eine eigene Seite, welche unter uni-koblenz.de/de/ssv/asta/referate mit einem Klick auf die Überschrift deines Referats erreichst. Hier kannst du eigene Unterseiten erstellen – etwa für Veranstaltungsinfos oder Anmeldungen.

Social Media

Der AStA hat Accounts auf diversen SocialMedia-Plattformen (bspw. Instagram). Zugriff hat u.a. das Referat für Öffentlichkeitsarbeit.

Manche Referate haben eigene Accounts. Hierfür gilt es ein paar Spielregeln zu beachten:

1. Beiträge müssen stets im Corporate Design erstellt werden.
2. Informationen dürfen niemals ausschließlich auf Social Media verfügbar sein – sie müssen auch über Webseite oder Newsletter veröffentlicht werden.
3. Aus Datenschutz- und Kommunikations-Gründen sind auch keine Kommentare oder Direktnachrichten von offiziellen AStA-Accounts erlaubt.

Bei der Verwaltung oder Gestaltung eines Social-Kanals unterstützt dich Öffentlichkeitsarbeit gerne.

Plakate

Plakate sind ein klassisches, wirkungsvolles Kommunikationsmittel auf dem Campus – besonders für Veranstaltungen und Ankündigungen. Bitte:

• nutze unsere CD-Vorlagen
• halte dich an unser Aushanregeln
• plane neben den Aushangbrettern unsere Schaukästen ein, hier hilft dir das Referat Öffentlichkeitsarbeit
• kündige große Aktionen beim Referat Öffentlichkeitsarbeit an

Referats-Onboarding

coming soon...

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