Veranstaltungskalender

Das Ziel das Veranstaltungskalenders ist eine gezielte und sinnvolle Aggregierung aller Ankündigungen außerhalb des regulären Lehrbetriebs. Die standardisierte Erfassung der Ereignisse erlaubt den Export in andere Formate.

Die Erfassung der Veranstaltungsdaten erfolgt in KLIPS, da ohnehin (fast) alle Veranstaltungen dort wegen einer Raumbuchung eingetragen werden müssen.

Zudem können im CMS eingetragene Termine für den Veranstaltungskalender freigegeben werden.

Aus diesen zentral erfassten Daten wird dann zum einen ein interner Newsletter generiert. Zum anderen ist damit aber auch die deutlich zeitgemäßere Darstellung aller Veranstaltungen im eigenen elektronischen Kalender, z.B. auf dem eigenen Mobilgerät, möglich.

Bei einer Terminankündigung im CMS haben Sie die Möglichkeit, in der Seitenleiste anzugeben, dass dieser Termin auch in den Veranstaltungskalender aufgenommen wird. An gleicher Stelle lässt sich zudem ein Kurztext definieren, der statt der längeren Terminbeschreibung im Kalender erscheint.

Zudem wird das dem Termin zugeordnete Vorschaubild (idealerweise im Seitenverhältnis 16:9) in den verschiedenen Darstellungsarten der Kalenderdaten wiederverwendet.

Legen Sie zunächst eine neue Veranstaltung in KLIPS an.

Folgende Konfigurationsmöglichkeiten sind dann notwendig bzw. möglich:

1. Titel der Veranstaltung und erwartete Teilnehmer sind Pflichtfelder
2. Aktiv sind Termine, die schon endgültig terminiert sind. In Planung befindliche Termine sollten Inaktiv sein. Aber Achtung: Beim Deaktivieren einer Veranstaltung wird die zugehörige Raumbuchung gelöscht!
3. Hyperlink kann optional auf die Homepage der Veranstaltung gesetzt werden. Falls dies nicht geschieht, wird die Veranstaltung mit der KLIPS-Veranstaltungs-Anzeige verlinkt.
4. Anzeigen im CMS / VVZ-PDF: Nein, falls der Termin nur hochschulöffentlich ist. Ja, bei öffentlichen Terminen.

Nach dem Speichern sollten Sie dann bitte noch verschiedene Reiterkarten anwählen und weitere Angaben vornehmen:

• Reiterkarte Zuordnung zu Überschriften: Wählen Sie unter Koblenz→Veranstaltungskalender. Dazu müssen Sie mittels eines Klicks auf den jeweiligen Standort die Unterpunkte zunächst "aufklappen".

• Reiterkarte Termine und Räume: Tragen Sie hier den Start- und End-Zeitpunkt ein und wählen Sie einen Rhythmus (in der Regel Einzel). Hier sollte auch die Raumanfrage gestellt werden. Falls Sie eine sich wiederholende Veranstaltung eintragen, dürfen Sie aus technischen Gründen nur einen Rhythmus wählen (also bspw. immer Montags). Sollten Sie mehrere Tage im Rhythmus benötigen (bspw. immer Montags und Mittwochs), müssen zwei Veranstaltungen mit je einem Rhythmus angelegt werden.

• Reiterkarte Bemerkung: Hier sollte ein Text zur Beschreibung der Veranstaltung platziert werden.

Vor- oder Nachbereitungszeiten bei der Raumbuchung

Bestimmte Veranstaltungen bedingen eine gewisse Zeit vor oder nach der eigentlichen Nutzungszeit. Dafür gibt es einen eigenen "Termintyp": Legen Sie innerhalb Ihrer Veranstaltung unter "Termine und Räume" einen neuen Termin an und weisen ihm den Rhythmus "Vorbereit" oder "Nachbereit" zu. Diese Termine werden bei den Kalender-Ausgaben ignoriert.

Alternative Veranstaltungsorte

Nicht alle Veranstaltungsorte sind in KLIPS buchbar (Mikadoplatz, Altes Kaufhaus, etc.). Sollen diese Orte regelmäßig genutzt werden, bitten Sie "ihren" verantwortlichen Raumverwalter, diesen Raum mit in KLIPS aufzunehmen. Ansonsten schreiben Sie den Veranstaltungsort einfach als Text in das Feld Zusatzinfo zu Raum in den Eigenschaften des Termins selber. Diese finden Sie im Reiter Termine und Räume links neben dem angelegten Termin per Klick auf das "aufgeklappte Buch".

Veranstaltungsreihen

Haben Sie eine wöchentlich stattfindende Veranstaltungsreihe, bei der die Inhalte der Einzelveranstaltung zu Semesterbeginn noch nicht geklärt sind? Dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Legen Sie eine neue Veranstaltung an (s.o.) mit gewünschter Wiederholung und gewünschtem Zeitraum. Darüber können Sie die Raumbuchung vornehmen.
2. Für jeden konkreten Termin legen Sie nun innerhalb der gleichen Veranstaltung einen weiteren Termin an mit dem Rhythmus Einzel. In den Eigenschaften dieses Termin haben Sie nun die Möglichkeit eine von der Veranstaltung abweichende Beschreibung (Bemerkung zum Termin) und auch einen evtl. abweichenden Raum festzulegen. Die Eigenschaften eines Termins erreichen Sie über das "aufgeklappte Buch" links neben der Liste der Termine.

Aus den KLIPS-Daten werden folgende Mails an jeweils einen zentralen Mailverteiler geschickt:

• Immer samstags eine Übersicht der Termine der Folgewoche
• Ebenfalls samstags eine Sammlung aller neu eingetragenen Termine, die nach der Folgewoche stattfinden, jedoch maximal 2 Monate in der Zukunft liegen
• Kurzfristig angekündigte Termine innerhalb der gleichen Woche werden in einer abendlichen Sammelmail angekündigt, dafür dann aber nicht mehr in den Samstags-Mails

Eine Abmeldung vom Newsletter erfolgt per Mail an events-leave@list.uni-koblenz.de

Viele Menschen setzen inzwischen - nicht zuletzt bedingt und gefördert durch Mobilgeräte - elektronische Kalender für ihre Planungen ein. Auch der Veranstaltungskalender kann als elektronischer Kalender abonniert werden. Die dazu notwendige calDAV-URL lautet: https://events.uni-koblenz.de/?format=ics

Sollten Sie auch als hochschulöffentlich gekennzeichnete Termine sehen wollen, lautet die URL:
https://events.uni-koblenz.de/?format=ics&protected=1

Die Grundadresse für Abfragen jeglicher Art ist immer

https://events.uni-koblenz.de/?

Nun lassen sich Paramter anhängen, die jeweils mit einem & voneinander getrennt sind. Ein Parameter besteht aus <Name>=<Wert>. Es gibt folgende Parameter

• format definiert das Ausgabeformat. Mögliche Werte sind: html, text, ics.
• protected bestimmt, ob auch Termine angezeigt werden, die nur für die Hochschulöffentlichkeit bestimmt sind. Mögliche Werte sind 0 oder 1.
• instfilter kann mehrfach angegeben werden und filtert die Ausgabe nach der oder den verantwortlichen Einrichtung(en). Dabei muss eine eindeutige Zeichenkette angegeben werden, die im Namen der Einrichtung vorkommt. Sonderzeichen oder Umlaute sind nicht erlaubt und müssen durch einen Unterstrich ersetzt werden. Leerzeichen werden durch + ersetzt.
  Beispiel für die Termine des ZIMT
  https://events.uni-koblenz.de/?instfilter=Zentrum+f_r+Informations-+und+Medientechnologien