EN

Promovierende

Aktuelle Hinweise für bereits angenommene Doktorand*innen

Information zu Ihren personenbezogenen Daten

Liebe Promovierende des Fachbereichs 2,

mit dieser E-Mail informieren wir Sie über eine Änderung in der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Betroffen sind jene Daten, die zur Durchführung eines Promotionsverfahrens notwendig sind oder zu deren Erhebung wir durch das Hochschulstatistikgesetz verpflichtet sind. Diese Daten haben Sie uns im Zuge Ihres Antrags auf Annahme als Promovierende*r am Fachbereich übermittelt.

Zurzeit stellt die Universität Koblenz die Verwaltung von Promotionsverfahren auf ein softwaregestütztes Verfahren um („KO-File“) und nutzt dafür die Software Docata von Divinus Soft GmbH aus Jena (https://www.divinus-soft.de/ds/). Der Anbieter wurde von uns sorgfältig ausgewählt und es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, wodurch der Schutz personenbezogener Daten sichergestellt wird. Bei technischen Problemen kann es in Ausnahmefällen notwendig sein, dass der Auftragsverarbeiter für die Fehlersuche und den technischen Support eine Zugriffsmöglichkeit auf personenbezogene Daten erhält. Solche Zugriffe erfolgen ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken und nur, wenn es unbedingt erforderlich ist. Dabei werden die datenschutzrechtlichen Vorgaben strengstens gewahrt.

Innerhalb der Universität Koblenz haben weiterhin nur die Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese notwendigerweise für Prozesse im Rahmen des Promotionswesens benötigen:

- die Mitarbeitenden unseres Dekanats, die für die Verwaltung von Promotionsverfahren zuständig sind,

- die Mitglieder des Promotionsausschusses am Fachbereich zur Beratung und Entscheidung über laufende Promotionsverfahren,

- die Kolleg*innen der Graduiertenförderung und die zuständigen Software-Administrator*innen am IFGPZ (https://www.uni-koblenz.de/de/ifgpz),

- die Kolleg*innen des Referats Berichtswesen erhalten Leserechte zum Zwecke statistischer Erhebungen.

Außerdem übermitteln wir ausgewählte pseudonymisierte Daten an statistische Ämter des Bundes und der Länder, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen.

Weitere Informationen können Sie dem Datenschutzhinweis entnehmen (https://ko-file.uni-koblenz.de/data-protection-privacy). Fragen zu KO-File beantwortet das IFGPZ unter ko-file@uni-koblenz.de. Bei weiteren Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Durchsetzung Ihrer Rechte als Betroffene*r wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Universität Koblenz unter datenschutz@uni-koblenz.de.

Ab dem kommenden Jahr werden Sie als Promovierende*r ebenfalls Zugriff auf KO-File bekommen. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Personendaten selbstständig zu aktualisieren, digitale Anträge zu stellen und über ein Postfach mit dem Dekanat zu kommunizieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie zu gegebener Zeit.

Allgemeine Hinweise

Wenn Sie promovieren möchten und dabei prinzipielle und organisatorische Unterstützung benötigen, erhalten Sie diese beim IFGPZ. Dort gibt es ein breites Angebot zur fachlichen Weiterbildung und zum Erwerb von Schlüsselkompetenzen sowie Möglichkeiten der interdisziplinären Vernetzung, die Sie gern nutzen können.

Hinweise zur Annahme als Doktorand/Doktorandin

Grundlage für den Ablauf des Verfahrens ist immer die aktuell gültige Promotionsordnung des Fachbereichs.

Um als Doktorandin/Doktorand in unserem Fachbereich angenommen zu werden, müssen Sie gemeinsam mit Ihrem Betreuer oder Ihrer Betreuerin Ihr Promotionsprojekt in unserem Promotionsausschuss vorstellen (die Termine der Ausschusssitzungen finden Sie auf unseren Webseiten). Setzen Sie sich dazu bitte spätestens sechs Wochen vor der Sitzung mit dem Dekanatssekretariat in Verbindung, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Spätestens zwei Wochen vor der Ausschusssitzung sollten Sie folgende Unterlagen im Dekanat elektronisch und ausgedruckt abgegeben haben:

unterzeichnete Betreuungsvereinbarung,
Antrag an den Vorsitzenden bzw. die Vorsitzende des Promotionsausschusses unter Angabe des Promotionsfaches, des Arbeitstitels der Dissertation und der Betreuerin oder des Betreuers,
Exposé Ihres Dissertationsvorhabens (circa 10 Seiten),
Lebenslauf mit Bildungsgang,
relevante Zeugnisse (Abitur und Hochschulstudium),
ggf, bereits den Nachweis über die Immatrikulation als Promotionsstudent/-studentin,
ausgefülltes Datenblatt für das Statistische Landesamt.

Hinweise zur Eröffnung des Verfahrens

Bitte setzen Sie sich mit dem Dekanatssekretariat in Verbindung, wenn Sie Ihre fertige Dissertation abgeben möchten. Die Annahme als Doktorandin/Doktorand wird für die Zulassung zum Promotionsverfahren vorausgesetzt. Um dieses Verfahren zu eröffnen, reichen Sie bitte folgende Unterlagen ein:

schriftlicher Antrag an den Vorsitzenden des Promotionsausschusses zur Eröffnung des Verfahrens (formloses Anschreiben); im Antrag sind die Betreuerin oder der Betreuer, der Titel der Dissertation sowie das gewählte Fach oder die gewählten Fächer anzugeben.
alle in § 9 (3) genannten Unterlagen der aktuellen Promotionsordnung des Fachbereichs.