Informationen und Dienste der Abteilung 5

• Im ersten Schritt der Raumvergabeplanung kommen ausschließlich die Raumanfragen in Betracht, die innerhalb der Einreichungsfrist (s.u.) pünktlich eingereicht wurden.
• Es gibt KEINEN Vorrang i.S. eines Bestandsrechts.
• In 1. Priorität werden die Raumanfragen bearbeitet und bestätigt, die im Rahmen der Vorgabe "Pflichtveranstaltungen Erstsemester Lehramt" festgelegt sind und wie oben bereits genannt innerhalb der jeweiligen Planungsfrist pünktlich eingereicht wurden.
• In 2. Priorität werden die Raumanfragen berücksichtigt, die den Kritereien "Richtlinie interne Raumvergabe" entsprechen - vor allem "slotgerechte" (damit sind die Zeiten 8-10 Uhr, 10-12 Uhr, ... gemeint) Raumanfragen für Veranstaltungen, die während der Vorlesungszeit im Rhythmus "wöchentlich" stattfinden.
• In 3. Priorität werden Raumanfragen für Blockveranstaltungen und Einzelveranstaltungen bearbeitet.
• Zur 4. Priorität der Planung zählen sämtliche Anfragen (auch Neuanfragen bereits genehmigter Raumzuteilungen, die von Ihnen zurückgenommen wurden und durch neue Anfragen ersetzt werden sollen). Diese können erst nach Abschluss der Raumplanung mit Priorität 1-3 berücksichtigt werden.
• Wichtiger Hinweis vor Einreichung einer Raumanfrage:
• Schauen Sie im jeweiligen Raumbelegungsplan (KLIPS: Räume und Gebäude > Raumbelegung) über den gesamten Buchungszeitraum nach, ob nicht bereits andere Anfragen bereits vorhanden sind. Bestehen bereits (womöglich sogar mehrere) Anfragen, so veringert sich die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Raumanfrage dramatisch.
• Haben sie bei den Auswahlkriterien innerhalb der Raumsuche das Ignorieren diverser Terminkonflikte aktiviert, dann müssen Sie vorhandene Terminkonflikte identifizieren und entsprechende Ausfalltermine in Ihrer Veranstaltung eintragen. Das macht z.B. dann Sinn, wenn Ihre wöchentl. Raumanfrage mit einem Einzeltermin einer anderen Veranstaltung in Konflikt steht. Dabei genießen "Nacht der Forschung" und "Uni-Erlebnistag" absolute Priorität.
• Wenn Sie diese Notwendigkeiten bei Ihrer Raumanfrage ignorieren, müssen Sie mit Ablehnung rechnen und neue Anfragen Ihrerseits stehen ganz hinten an.
• Es gibt keinen Anspruch auf persönlich besonders präferierte Räume und Zeiten. Es wird für alle Anfragenden Instanzen eine ausgewogene und möglichst faire Verteilung angestrebt.

Was passiert bei Abweichungen von dieser Empfehlung?

• Sämtliche Abweichungen, die eine Komplikation im Sinne der Raumplanung darstellen, (wie z.B. Wahl "ungewöhnlicher / ungünstiger Zeiten", wie z.B. 9:00-12:00 Uhr) entfallen dieser Priorität und können erst später in die Planung mit einbezogen werden.
• Raumanfragen, die fristgerecht eingereicht wurden, aber wegen Planungsänderungen der anfragenden Institutionen zurückgezogen und neugestellt werden, werden aus planungstechnischen Gründen der Raumverwaltung ebenfalls wie neue (zu spät eingereichte) Anfragen behandelt und verlieren die Prioritätsprivilegien. Ausnahme hierzu: nach persönliche und individueller Absprache mit der Raumverwaltung vor Änderung ist ein Veranstaltungstausch innerhalb bereits vergebener Zeiten möglich.

Wir kämpfen am Campus der Universität Koblenz oft mit der Knappheit zur Verfügung stehender Räume. Wenn eine Raumbestätigung Ihrer Veranstaltung erteilt wurde, tragen Sie unbedingt für jede nicht stattfindende Veranstaltungseinheit einen Ausfalltermin ein, so dass bei Bedarf der Raum von anderen Veranstaltern genutzt werden kann.

Findet Ihre gesamte Veranstaltung nicht statt, dann ziehen Sie die Raumanfrage so früh wie möglich zurück! Alles andere ist hochgradig unfair allen anderen gegenüber!

Wenn wir feststellen, dass Unterrichtsräumlichkeiten trotz genehmigter und bestehender Raumanfragen leerstehen (blockiert - ungenutzt), werden zukünftige Raumanfragen der jeweiligen Institution entsprechend minderpriorität vergeben.

Das ungenutzte Reservieren von Räumlichkeiten, um ein vermeintliches Bestandsrecht für Anfragen in zukünftigen Semestern zu erwirken, ist absolut unzulässig und wird sich zukünftig im Gegenteil auswirken.

Wenn Sie einen Raumtausch mit einem anderen Veranstalter oder auch institutsintern anstreben, ist dies für die Raumverwaltung oft eine sehr zeitintensive Angelegenheit. Um den Erfolg zu optimieren beachten Sie:

• Sofern es sich um institutstionsübergreifenden Raumtausch handelt, fragen SIE vorher selbstständig den / die Vertreter der anderen betroffenen Institution an und treten Sie mit dem Raumtausch erst an die Raumverwaltung heran, wenn ein Einvernehmen aller Betroffenen erzielt wurde (was Sie z.B. durch Weiterleiten des einschlägigen E-Mail-Verkehrs dokumentieren können). Diese Aufgabe wird NICHT von der Raumverwaltung übernommen.
• Bei einem einfachen Raumtauch geben Sie bitte eindeutig und vollständig für beide betroffenen Veranstaltungen an:
  
  1. IST-Raum1, IST-Zeit1, IST-Veranstaltung1, IST-Dozent1 > SOLL-Raum1, SOLL-Zeit1, SOLL-Veranstaltung1, SOLL-Dozent1
  
  2. IST-Raum2, IST-Zeit2, IST-Veranstaltung2, IST-Dozent2 > SOLL-Raum2, SOLL-Zeit2, SOLL-Veranstaltung2, SOLL-Dozent2
  
  Wenn Sie bei den Angaben auf vorherigen Mailverkehr verweisen, erzeugt das der Raumverwaltung bei der Bearbeitung häufig massiven Mehraufwand durch Missverständlichkeiten. Lassen Sie uns in der Raumverwaltung innerhalb Ihrer jüngsten Mail alle relevanten Daten erkennen, auch wenn die Daten bereits in vorherigen Mail bereits erwähnt wurden.
• Bei einem Ringtausch (mehrere Veranstaltungen sind vom Raumtausch betroffen) gehen Sie bitte analog vor.

Die Raumvergabe richtet sich primär nach der fristgerechten Einreichung des jeweiligen Raumantrages. Wenn bis zur Einreichungsfrist zur Planung des Semesters keine Anforderungen für die "wichtigen" Veranstaltungen mitgeteilt worden sind, wird der Raum anschließend bei bestehenden Anfragen anderweitig vergeben, egal ob intern oder extern.

Die dazu geltenden Fristen lauten wie folgt:

• 15. November für das nachfolgende Sommersemester
• 15. Mai für das nachfolgende Wintersemester.

Es gibt keinen Vorrang im Sinne eines Bestandsrechts. Selbstverständlich ist die Raumverwaltung bemüht, die Raumverteilung möglichst fair und konstruktiv zu gestalten.

• E 112 - Dieser Raum ist nur nach vorheriger Absprache mit und Genehmigung durch das Institut für Pädagogik verfügbar.
• H-Gebäude: an Wochentagen sind die Sporthallen H 013 (Gymnastikhalle) und H 014 (Mehrzweckhalle) von 8-16 Uhr dem Institut für Sportwissenschaft (IfS) und von 16-22 Uhr dem Allgemeinen Hochschulsport (AHS) zugewiesen. Eine Nutzung innerhalb dieser Zeiten ist nur nach Absprache und Genehmigung mit der jeweiligen Institution (IfS bzw. AHS) möglich. An Wochenenden stehen die Seminarräume H 009 und H 010 aus Sicherheitsgründen ausschließlich für Veranstaltungen des IfS und AHS zur Nutzung.
• A 308 (Dekanatsraum Institut für Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik) kann nicht über KLIPS sondern ausschließlich über das Sekretariat des Instituts für Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik angefragt werden.
• Im absoluten Bedarfsfall können an Wochenenden in den Zeiten von 8-14 Uhr auch diverse Räumlichkeiten in Kinobetrieben in der Innenstadt angefragt werden. Hierzu unbedingt vorher mit der Raumverwaltung in Verbindung treten!

Richtlinien des Kollegialen Präsidiums für die interne Raumvergabe an der Universität Koblenz für

• Lehrveranstaltungsräume
• Personalräume
• Zweit- und Drittmittelprojekte
• sonstige Räume

Richtline des kollegialen Präsidiums für die interne Raumvergabe (PDF)

Raumanfragen sind grundsätzlich per KLIPS zu stellen. In der Regel sind die Institutssekretariate in der Bedienung von KLIPS und Raumanfragen versiert und führen diese Aufgaben aus.

Fachschaftsvertretende haben die Anfragen über die zugehörigen Institute oder über die Studentische Selbstverwaltung (AStA) zu stellen.

Nur in berechtigten Ausnahmefällen(!) sollten Raumanfragen per E-Mail an die Raumverwaltung gesendet werden, da diese unnötigen und vermeidbaren Bearbeitungsaufwand erzeugen. Dabei ist ausschließlich die Funktions-E-Mail-Adresse raumverwaltung(at)uni-koblenz.de zu verwenden und folgende Informationen werden für eine etwaige Bearbeitung benötigt:

• Titel der Veranstaltung
• Ausführende / verantwortliche Person (Name, E-Mail-Adresse, Institution)
• Datum, Start- / End-Uhrzeit (inkl. Vor- / Nachbereitungszeiten)
• Raumwunsch
• Erwartete Teilnehmerzahl

Von der Nutzung des WebFormulars für hochschulinterne Veranstaltungen ist abzusehen.

Dieses Formular ist für hochschul-externe Anfragenden bestimmt. Bitte keine universitäts-internen Anfragen (z.B. durch Gremien etc.) über dieses Formular einreichen (Siehe Abschnitt "Hochschulinterne Raumanfragen")!

Formular: Raumanfrage für Externe

Werden für eine (in KLIPS angelegte) Veranstaltung mehrere Räume benötigt, so muss für jeweils für jeden Raum ein separater Termin eingegeben werden, für den dann auch jeweils ein separater Raumantrag gestellt wird.
Wer für einen einzigen Termineintrag nacheinenander mehrere Raumanfragen stellt, der überschreibt die vorher gestellten Raumanfragen und es bleibt nur noch die zu letzt gestellte Raumanfrage bestehen und es kann seitens der Raumverwaltung auch nur noch die zuletzt gestellte Raumanfrage genehmigt werden.